Przechowywanie i archiwizacja dokumentów- jak robić to właściwie?

Dobrze prosperujące przedsiębiorstwa muszą we własnym zakresie zadbać o przechowywanie dokumentów i ich archiwizację. Mogą w tym miejscu zdecydować się również na wsparcie firmy zewnętrznej, co jest coraz częściej wybieranym rozwiązaniem. Przechowywanie dokumentacji medycznej, księgowej, podatkowej i nie tylko wymaga zachowania odpowiednich standardów oraz uwzględnienia obowiązujących przepisów. To ważne, bowiem niektóre z nich muszą być odpowiednio składowane przez wiele lat. Co jeszcze warto wiedzieć na ten temat?

Przechowywanie dokumentów- czym się charakteryzuje?

Przechowywanie dokumentów to bezpieczeństwo oraz ochrona danych przed przypadkowym ujawnieniem. Wymaga to jednak zastosowania odpowiedniej wiedzy, poznania procedur czy odpowiedniego wyposażenia. Stąd też wielu przedsiębiorców decyduje się na wybranie zewnętrznych archiwów, w których dane przechowywane są zgodnie ze specyfikacją. Jednak przechowywanie dokumentów w miejscach nieprzystosowanych do tego może być problematyczne oraz skutkować zmniejszeniem bezpieczeństwa czy możliwością kradzieży. Stąd też coraz większe zainteresowanie usługą, jaką jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów oferowaną przez firmy zewnętrzne.

Jakie zlecenia obejmuje? Jest to:

• przechowywanie dokumentów kadrowych,

• przechowywanie dokumentacji medycznej,

• przechowywanie dokumentów księgowych,

• przechowywane dokumentacji służbowej i prywatnej itd.

Jak wygląda przechowywanie dokumentów w Warszawie?

Przechowywanie dokumentów w Warszawie w zasadzie nie różni się od usług oferowanych w innych większych miastach Polski. Jednak istotny jest tutaj wybór odpowiedniej firmy zewnętrznej, takiej jak Rhenus Data Office Polska. Decydując się na sprawdzoną realizację mamy gwarancję uzyskania korzystnej oferty. To również profesjonalne wsparcie na każdym etapie realizacji zlecenia. Dzięki temu przechowywanie i archiwizacja dokumentów nigdy nie były taka proste.

Przechowywanie akt i dokumentów- jakie są zalety tych rozwiązań?

• Znaczna oszczędność czasu i pieniędzy.
• Minimalizacja kosztów.
• Kompleksowa obsługa i dostęp do dokumentacji za pośrednictwem sieci.
• Zachowanie odpowiednich standardów bezpieczeństwa.
• Pełna ochrona bez obaw o kradzież czy wyciek danych.

Przechowywanie dokumentów kadrowych ma duże znaczenie również dla zachowania odpowiedniej organizacji.

Przechowywanie dokumentacji w Warszawie to idealna oferta dla firm

Przechowywanie akt to korzystna oferta dla różnych firm, zarówno małych i średnich przedsiębiorstw, ale także dużych korporacji, urzędów i szpitali. To atrakcyjna usługa dedykowana również dla przedszkoli i szkół. Wybierając profesjonalne przechowywanie dokumentacji nie musisz martwić się żadnymi kwestiami.

Przechowywanie dokumentów- ile lat należy archiwizować dokumentację?

Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji jest kwestią bardzo indywidualną i w dużym stopniu zależy od przyjętych uregulowań prawnych. Dużo kwestii uległo zmianie, w tym obowiązek 50-letniego przechowywania kartotek pracowników. Obecnie przechowywanie  dokumentów pracowniczych to okres 10 lat w momencie, w którym stosunek pracy wygasł, o ile przepisy nie stanowią inaczej.
Z kolei przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się przez 5 lat. Zachowanie odpowiedniej archiwizacji ma duże znaczenie w kwestiach prawnych i organizacyjnych.